Oui, mais pas n’importe comment !
Digitalisation des entreprises, transformation numérique, transformation digitale... derrière ces termes se cache l’intégration d’outils informatiques dans les entreprises pour augmenter la productivité et améliorer le développement commercial.
Initialement et prioritairement appliquée aux ventes (avec le développement des sites de e-commerce) dans les années 2000, la digitalisation s’est ensuite étendue aux autres secteurs de l’entreprise (Achats / Finances / RH) avec une accélération à la fin des années 2000 et au début des années 2010.
Cette transformation est devenue quasiment incontournable pour les entreprises qui ont parfois tardé à l’intégrer à leur stratégie, avec des conséquences très coûteuses. Kodak et plus récemment Thomas Cook en ont fait les frais avec une faible anticipation de la transformation digitale dans leur stratégie commerciale et une prise du virage numérique bien trop tardive. Tout est donc une question de timing. Il ne s’agit pas d’être trop précurseur ni trop tardif mais il est important de tenir compte de son secteur d’activité pour savoir s’adapter et adapter sa stratégie au besoin du moment et être assez agile pour s’adapter au besoin du lendemain.
Avec la crise sanitaire liée au Covid-19, c’est cette agilité qui vient d’être mise sous pression.
La digitalisation du poste de travail des collaborateurs s’est fréquemment arrêtée (pour des raisons de politique interne ou pour des contraintes financières imposées en interne) à la mise à disposition d’un ordinateur (souvent un ordinateur fixe) et parfois d’un téléphone. En résultante, la mobilité du poste de travail a souvent été délaissée pour les collaborateurs et déployée uniquement pour les dirigeants et pour les services commerciaux des entreprises.
Cette limite, bien que compréhensible dans un contexte normal, s’est avérée pénalisante pour bon nombre. Alors même que les applications et logiciels sont prévus pour des accès à distance, les équipes ne disposent pas des moyens d’y accéder en dehors de l’entreprise.
Il résulte de cela des problématiques importantes, véritable challenge que les entreprises ont dû relever en un temps record :
1er challenge : Les ressources matérielles
Fournir des moyens matériels de mobilité aux employés (ordinateur portable, téléphone, accès 4G, ...).
Cette tâche peut s'avérer compliquée si l'entreprise ne dispose pas du matériel adapté. Elle peut même devenir très chronophage si elle nécessite d'installer et de configurer des dizaines ou des centaines d'ordinateurs portables en seulement quelques jours sans processus industrialisé.
2ème challenge : Les accès distants
Ouvrir des accès au Système d’Information. Cette problématique est cruciale pour les entreprises et ne peut pas se gérer en quelques jours pour celles qui ne s’y sont jamais penchées. En effet, la sécurité informatique ne peut et ne doit pas être prise à la légère. Un Système d’Information qui n’a pas été pensé dans ce but peut être très vulnérable aux attaques extérieures dans le cas d’un accès à distance qui deviendra très probablement une faille exploitable par les hackers.
3ème challenge : Accompagner les Hommes
Organiser le travail des équipes et accompagner les manageurs : les entreprises considèrent que le travail reste le même et que la fourniture des moyens de communication permet de conserver un environnement de travail identique. La plupart du temps, cette problématique a été ignorée. C’est une erreur grave car c’est oublié de tenir compte de nombreuses problématiques personnelles :
Un isolement plus ou moins bien vécu/supporté par les salariés.
Un environnement parfois peu propice au travail (promiscuité, enfants, famille).
Une perte de motivation.
Une problématique d’organisation personnelle et de séparation perso/pro dans un environnement dévolu habituellement à la famille et aux loisirs.
Une maturité et une autonomie individuelle qui peuvent poser de gros problèmes à certains salariés.
La digitalisation à marche forcée que les entreprises subissent ces dernières semaines s’est avérée plus ou moins difficile. Certaines entreprises ont dû faire le choix de fermer totalement leurs sites et de stopper leur activité. A la réflexion, ce choix était probablement le meilleur qui soit car une digitalisation de la mobilité du poste de travail n’est pas une chose à prendre à la légère pour les entreprises. Elle implique un changement de culture important pour elles.
Pour celles qui ont pu sauter le pas, il est important d’accompagner les équipes et les manageurs afin de ne pas laisser un profond isolement s’installer. Il faut savoir prendre de la distance, encore plus en gestion de crise, pour s’assurer que l’on considère bien la problématique de manière globale (matériellement, financièrement ET humainement) et ainsi assurer une continuité de fonctionnement. Pour tous, une remise en question et un changement de stratégie à moyen et long terme sera nécessaire afin d’anticiper les futures crises et d’adopter une posture plus agile.